EKSPERTUR GAYRİMENKUL VE DEĞERLEME A.Ş. KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ PROSEDÜRÜ
İÇİNDEKİLER
I. Kalite Güvence Sistemine İlişkin Yapı
II. Kalite Güvence Sistemi Yöntemleri
1. Amaç
2. Kapsam
3. Tanımlar
4. Sorumlu Değerleme Uzmanları ve Sorumlulukları
5. Etik İlkeler
6. Bağımsızlık
7. Değerleme Hizmetinin Alınması ve Sözleşmenin Düzenlenmesi
8. Görev Dağılımı ve Yönlendirme
9. Görev Kabulü ve Devamlılık
10. Değerleme Faaliyetinde Görevli Eksperlerin Göreve Başlaması
11. Değerleme Faaliyetinin Yürütülmesi
12. Görüş Alma
13. Kalite Güvence Sisteminin İzlenmesi
14. Diğer Hususlar
KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ
I- KALİTE GÜVENCE SİSTEMİNE İLİŞKİN YAPI:
Sorumlular: Kalite güvence sisteminin oluşturulması ve işleyişinden sorumlu olarak ilgili yönetmeliğin 8. Maddesi gereğince, Yönetim Kurulu Üyeleri, Sıddık Sayın ve Süleyman Bozan görevlendirilmişlerdir.
II- KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ YÖNTEMLERİ
MADDE 1- AMAÇ
Kalite Güvence Sisteminden amaç: "01 kasım 2006 tarih 26333 tarihli T.C. Resmi Gazete’de yayınlanmış “Bankalara Değerleme Hizmeti Verecek Kuruluşların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik” ve 29.09.2007 tarih ve 26658 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanmış “Bankalara Değerleme Hizmeti Verecek Kuruluşların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik yapılmasına İlişkin Yönetmelik " kapsamında gerçekleştirilecek değerleme hizmetlerinin kalitesinin kontrolüne ilişkin denetim ilke, usul ve esasları belirlemektir.
MADDE 2- KAPSAM
Tarafımızdan verilen değerleme hizmeti kalitesinin yüksek olmasını teminen, geliştirilen kalite kontrol yöntemlerinin, kalite güvencesinden sorumlu, Yönetim Kurulu Üyeleri gözetiminde uygulanmasına ilişkin hükümleri kapsamaktadır.
MADDE 3- TANIMLAR
Değerleme Kuruluşu: Ekspertur Gayrimenkul Değerleme ve Danışmanlık A.Ş.
Değerleme Faaliyeti ile İştigal Eden Personel: Değerleme kuruluşu tarafından değerleme yapmak üzere istihdam edilen, en az dört yıllık lisans düzeyinde öğrenim görmüş, bankacılık, bağımsız denetim veya mahkemelerde bilirkişilik de dahil olmak üzere değerleme konularında en az üç yıllık tecrübeye sahip yada değerleme konusunda yurt içinde veya yurt dışında yetkili kurumlar tarafından verilen mesleki yeterlilik sertifikalarına sahip olan kişileri ifade eder. Kısaca ‘eksper’ olarak anılacaktır.
Sorumlu Değerleme Uzmanı: Şirket sermayesinde asgari %10 oranında pay sahibi olan, gayrimenkul değerlemesi alanında en az 5 yıl tecrübesi olan, değerleme uzmanı sayılmak için belirtilen diğer şartların tamamını taşıyan ve şirket adına değerleme çalışmasını kendi kişisel sorumlulukları ile yürüten ve şirket adına değerleme raporlarını tek başına imzalamaya yetkili olan değerleme uzmanlarını İfade eder.
Yönetmelik: 01 kasım 2006 tarih 26333 tarihli T.C. Resmi Gazete’de yayınlanmış “Bankalara Değerleme Hizmeti Verecek Kuruluşların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik” ve 29.09.2007 tarih ve 26658 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanmış “Bankalara Değerleme Hizmeti Verecek Kuruluşların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik yapılmasına İlişkin Yönetmeliği” ifade eder.
MADDE 4- SORUMLU DEĞERLEME UZMANLARI VE SORUMLULUKLARI
Yapılan değerlemelerin kalitesinin sağlanması için, çalışma sırasında ve tamamlanmasında Sorumlu Değerleme Uzmanlarının liderlik ve sorumlulukları ön plandadır. Kalite güvence sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri yaptıkları denetimlerde Sorumlu Değerleme Uzmanlarının aşağıda belirtilen görevlerini tam olarak yerine getirdiklerini denetlemekle yükümlüdürler.
4.1- Sorumlu Değerleme Uzmanı, yapılan değerleme çalışmalarının genel kalitesi konusunda sorumluluğu üstlenerek, gerek yaptığı işler ve gerekse değerleme faaliyeti ile iştigal eden personele yaptığı açıklamalar yoluyla değerlemenin her aşamasında diğer eksperlere değerlemenin kalitesi konusunda örnek olmak zorundadır.
4.2- Yapılan işler ve açıklamalarla ilgili olarak, sorumlu Değerleme Uzmanı;
a) Mesleki standartlara, yasal ve hukuki düzenlemelere uygun iş yapmanın,
b) Kalite kontrol politika ve yöntemlerinden gerekli olanları kullanmanın,
c) Gerçeği yansıtan değerleme raporu düzenlemenin önemini ve
d) Değerleme işi yapılırken kalitenin işin özü olduğu hususunu özellikle vurgular.
MADDE 5- ETİK İLKELER
5.1- Kalite güvence sisteminden sorumlu yönetim kurulu Üyeleri ve Sorumlu Değerleme Uzmanları, değerleme çalışmalarında yer alan eksperlerin aşağıda belirtilen temel etik ilkelere uygun çalışıp çalışmadıklarını sürekli olarak gözetir.
Temel nitelikteki etik ilkeler;
a) Dürüstlük,
Eksperlerin değerleme işi ve mesleki ilişkilerinde doğru sözlü ve dürüst davranmak zorundadır.
b) Tarafsızlık,
Eksperlerin ön yargılı ve yanlı davranmamasını, üçüncü kişilerin veya iş sahibinin haksız, uygunsuz biçimdeki baskıların denetçinin kararlarını etkileyip engellememesini,
c) Mesleki yeterlik,
Mesleki yeterlilik eksperlerin, eğitim ve tecrübesinin Yönetmelikte belirlenen şartları taşıması ve değerleme faaliyetini yerine getirirken mesleki teknik ve standartlara hakim olması gerektiğini,
ç) Mesleki özen ve titizlik,
Değerleme faaliyetine katılan her kıdemdeki eksperler, mesleki standartlara uygun olarak gerekli özeni gösterip gayretli davranmasını, bilgi ve yeteneklerinin yeterli olmadığı değerleme faaliyetlerini kabul etmemeleri gerektiği,
Değerleme kuruluşlarında çalışan ve değerleme konuları ile iştigal eden personel, değerleme hizmetinin planlanması, yürütülüp sonuçlandırılması ve raporun hazırlanması safhalarında gerekli mesleki özen ve titizliği göstermek zorunluluğu,
d) Sırların saklanması
Değerleme kuruluşunun ortakları, yönetim kurulu başkanı ve üyeleri ile denetçileri ve yöneticileri ile değerleme hizmeti ile iştigal eden personeli, değerleme faaliyetleri sırasında öğrendikleri bilgileri ve bankalara ait sırları ve yapacakları değerleme sözleşmelerinde kararlaştırılacak sır kapsamındaki bilgileri açıklayamaz, kendilerinin veya üçüncü kişilerin menfaatlerine kullanamazlar. Kalite güvence sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri sır niteliğindeki bilgilerin korunmasına yönelik her türlü tedbiri almakla yükümlüdür.
e) Mesleki davranışları,
Eksperin mevcut yasalar, yönetmelikler ve tebliğlere uyması ve mesleğin itibarını zedeleyecek her türlü davranıştan kaçınmasını içermektedir.
5.2- Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri etik ilkelere uygun olmayan hususların varlığı konusunda dikkatli olmak zorundadır. Değerleme faaliyeti sırasında Sorumlu Değerleme Uzmanları ile gerekli oldukça etik konuları ve bu konulardaki gözlemleri paylaşır. Herhangi bir şekilde dikkatine sunulan hususları, diğer eksperlerle de tartışarak yapılacak gerekli işlemleri belirler.
MADDE 6- BAĞIMSIZLIK
6.1- Bağımsızlık, değerleme kuruluşlarının, ortaklarının, yönetim kurulu başkanı ve üyeleri ile yöneticilerinin, denetçilerinin ve değerleme faaliyeti ile iştigal eden personelinin ilgili Yönetmelik kapsamındaki faaliyetlerini doğruluk ve tarafsızlık içinde yürütmelerini sağlayacak bir davranış ve anlayışlar bütünüdür. Bu amaçla Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri, Yönetmeliğin 5. Maddesinde sayılan tedbirlerle ilgili;
a) İlgili tüm taraflardan gerekli bilgileri alarak bağımsızlığı tehdit eden koşulları ve ilişkileri tespit ederek değerlendirir.
b) Değerleme Kuruluşunun bağımsızlıkla ilgili politika ve usullerine ilişkin tespit edilmiş bir ihlal varsa, bunları değerlendirerek değerleme faaliyetinde bağımsızlığı ortadan kaldıran bir durum olup olmadığını belirler.
c) Bağımsızlığı ortadan kaldıran durumları gerekli önlemleri alarak ortadan kaldırır veya kabul edilebilir bir düzeye indirir. Çözümlenemeyen konuları Şirket yönetimine bildirir.
ç) Bağımsızlıkla ilgili konularda varılan sonuçlar ve bu sonuçları destekler nitelikteki Şirket yönetimi ile yapılan tartışmaları yazılı hale getirir.
6.2- Kalite güvence sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri, ortadan kaldırılamayan veya etkisi azaltılamayan bağımsızlığı tehdit eden bir durum tespit ettiğinde, Şirket yönetimi veya yetkili kişi veya kişilerle görüşerek bağımsızlığı tehdit eden faaliyet veya işlemin iptal edilmesi veya bağımsız denetimden çekilmek üzere gerekli süreçlerin başlatılması gibi önlemlerin alınmasını sağlamak ve konuya ilişkin tartışmaları ve ulaşılan sonuçları yazılı hale getirilmek zorundadır.
MADDE 7- DEĞERLEME HİZMETİNİN ALINMASI VE SÖZLEŞMENİN DÜZENLENMESİ
Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri, hizmet verilen bankalar ile Değerleme kuruluşu arasında hizmetin alınması ile ilgili aşağıdaki ön şartların yerine getirilip getirilmediğini denetlemekle yükümlüdürler.
7.1-Değerleme hizmetinin alınması için Değerleme Kuruluşu ile Banka arasında Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde belirlenen hususları içeren bir yazılı sözleşme düzenlenmesi gerekir.
7.2-Değerleme hizmetinin konusu, kapsamı, amacı ve süresi, alınan hizmet karşılığı ödenecek ücretler ile tarafların sorumlulukları gibi hususların açık, anlaşılır ve hiçbir tereddüde mahal vermeyecek şekilde sözleşmede ifade edilmesi gerekir.
7.3-Değerleme Kuruluşunun verdiği değerleme hizmeti dolayısıyla doğabilecek zararların karşılanması amacıyla yaptırdığı mesleki sorumluluk sigortası poliçesini bankaya teslim etmesi gerekir.
MADDE 8- GÖREV DAĞILIMI VE YÖNLENDİRME
8.1-Değerleme çalışmasının gerekli düzeyde bilgi, mesleki yeterlilik ve beceriye sahip olan kişiler tarafından gerçekleştirilmesi, değerleme işinin bu niteliklere sahip eksperler arasında işin gerektirdi süre ve kalitede yapılmasını temin edecek bir şekilde dağılımını gerekli kılar.
8.2-Değerleme faaliyetinin istenen kalitede olabilmesini ve değerleme sonunda tam ve doğru bir görüş bildirilebilmesini teminen, yapılan işin her seviyede gözden geçirilmesi ve değerleme ile görevlendirilen personelin görevleri konusunda yönlendirilmesi gerekir.
MADDE 9- GÖREV KABULÜ VE DEVAMLILIK
9.1- Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri, işin kabulü, Banka ile olan ilişkinin devamı ve özellik arz eden değerleme faaliyeti ile ilgili gerekli usul ve esasların izlendiğinden emin olmak ve gerekli tedbirleri almak zorundadır.
9.2- Görev kabulü ve devamlılık için veya gelecek dönemlerde değerleme faaliyetine devam edilebilmesi için, değerlendirme yapılması, yapılacak değerlendirmede değerleme kuruluşunun donanım, personel ve kapasite bakımından uygun olası halinde yeni işlerin kabul edilmesi gerekir.
MADDE 10- DEĞERLEME FAALİYETİNDE GÖREVLİ EKSPERLERİN GÖREVE BAŞLAMASI
10.1- Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyelerinin, değerleme faaliyetini yürüten eksperlerin, uygun yetenek ve yeterlilikte olduğu ve süresi içinde değerleme standartlarına, yasal ve hukuki düzenlemelere uygun olarak değerleme işini bitirebileceği ve gerçeği yansıtan değerleme raporları düzenleyebileceği hususlarında tereddüdü bulunmaması gerekir.
10.2- Genel olarak eksperlerden beklenen yetenek ve yeterlilikler;
a) Alınan uygun eğitim ve değerleme faaliyetine iştirak yolu ile benzeri nitelikte ve zorluktaki değerleme işini anlamak ve gerçekleştirmek hususunda deneyime,
b) Değerleme standartları ile hukuki ve yasal düzenlemeler konusunda yeterli bilgiye,
c) İlgili bilgi teknolojileri dahil uygun düzeyde teknik bilgiye,
ç) Müşterinin faaliyette bulunduğu sektör hakkında yeterli bilgiye,
d) Mesleki konuda karar verme yeteneğine ve
e) Şirket kalite kontrol politika ve yöntemlerini kavrama yeteneğine sahip olmayı gerektirir.
MADDE 11- DEĞERLEME FAALİYETİNİN YÜRÜTÜLMESİ
Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyelerinin, değerleme faaliyetlerinin yürütülmesi ve değerleme raporunun yazılmasına kadar geçen aşamalarda, gerek Sorumlu değerleme Uzmanları ve gerekse Eksperler üzerinde genel gözetim ve denetimler yapmakla yükümlüdürler. Değerleme faaliyetinin yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında aşağıda belirlenen hususların dikkate alınması gerekir.
11.1- Sorumlu Değerleme Uzmanları, değerleme faaliyetinin değerleme standartları ile yasal ve hukuki düzenlemelere uygun olarak yapılması sürecinde, yönlendirme, gözetim ve verimlilikle ilgili hususlardan ve değerleme raporunun gerçeği yansıtacak şekilde hazırlanmasından sorumludur.
11.2- Sorumlu Değerleme Uzmanları;
a) Eksperlerin sorumluluğu,
b) Değerleme faaliyetlerinin doğası,
c) teminat riski ilgili hususlar,
ç) Ortaya çıkabilecek sorunlar ve bunların kredi teminatına etkileri,
d) Değerleme faaliyetinin yürütülmesiyle ilgili ayrıntılar,
Konularında eksperleri bilgilendirerek değerleme faaliyetini yönetirler.
11.3- Değerleme faaliyetini yürüten eksperlerin sorumluluğu, kendilerine verilen işi objektif bir bakış açısı ve mesleki şüphecilik ve özenle etik ilkeleri gözeterek yapmaktır. Değerleme faaliyetinde yer alan eksperler kendi aralarında gereken iletişimi kurarlar. Yetiştirilmesi için ekibe katılan kıdemsiz eksperlere yardımcı olurlar.
11.4- Yapılan değerlemenin amacının çalışmada yer alan tüm eksperler tarafından anlaşılması gereklidir. Bu kapsamda, çalışmada yer alan kıdemsizlerin kendilerine verilen işin amacını kavrayabilmeleri için değerlemenin, ekip çalışması ve refakat çalışması seklinde yürütülmesi gerekir.
11.5- Sorumlu Değerleme Uzmanları, Değerleme faaliyetinin yürütülmesinde;
a) Değerleme çalışmasında kaydedilen aşamayı takip etmek,
b) Ekip elemanlarının yetenek ve yeterliliklerini göz önüne alarak, işi tamamlamak için sürelerinin yeterli olup olmadığı, verilen talimatları anlama düzeyleri ve işin planlandığı gibi yürütülüp yürütülmediğini tespit etmek,
c) Değerleme çalışması sırasında ortaya çıkan hususları önemliliklerini göz önüne alarak saptamak ve planlanmış değerleme yaklaşımını buna uygun olarak değiştirmek,
ç) Danışma gerektiren hususları belirlemek, değerleme çalışması sırasında daha kıdemlilerle konuyu görüşmek.
11.6- Gözden geçirme sorumluluğu, raporları incelemek ve onaylamakla yetkili Sorumlu Değerleme Uzmanı, aşağıdaki hususları dikkate alır.
a) Değerleme işinin Değerleme standartlarına, yasal ve hukuki düzenlemelere uygunluğu,
b) Önemli konuların daha ayrıntılı incelenmek üzere ortaya konulduğu,
c) Gerekli konularda fikir danışıldığı ve ulaşılan sonuçların yazılı hale getirilerek uygulandığı,
ç) Yapılan işin zamanlama ve içeriğinin gözden geçirildiği,
d) Yapılan işin ulaşılan sonuçları desteklediği ve yazılı hale getirildiği,
e) Değerleme çalışmasında ulaşılan kanıtlarının yeterli ve değerleme raporunu destekleyecek nitelikte olduğu,
f) Değerleme tekniklerinin amaçlarının gerçekleştirildiği.
11.7- Sorumlu Değerleme Uzmanı, değerleme raporu nihai hale gelmeden değerlemeye ilişkin çalışma kâğıtlarını incelemek ve eksperlerle konuları tartışmak suretiyle varılan sonuçları ve değerleme raporunu destekleyecek yeterlilikte bilgi ve belge toplandığı hususundan emin olması gerekir.
11.8- Sorumlu Değerleme Uzmanı, değerlemenin her aşamasında gerekli incelemeleri yapar. Bu durum, değerleme raporu henüz tamamlanmadan önemli konuların zamanında Sorumlu Değerleme Uzmanının isteğine uygun olarak çözümlenmesini sağlar.
MADDE 12- DEĞERLEME FAALİYETİ KALİTESİNİN KONTROLÜ
Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri kalite kontrolünü aşağıda belirtilen esaslara göre yaparlar.
12.1- Sorumlu Değerleme Uzmanları, Değerleme çalışmalarının kalitesinin kontrolü aşamasında ortaya çıkan eksiklikler dahil, değerleme çalışması esnasında ortaya çıkan önemli hususları değerleme çalışmasını yürüten eksperler ile tartışarak değerlendirirler. Eksperler Değerleme çalışmasının kalitesinin kontrolü tamamlanana kadar değerleme raporunu bitirmemek zorundadır.
12.2- Değerleme faaliyetinin kalitesinin kontrolü, ekip tarafından alınan önemli kararlar ile değerleme raporunun oluşumunda ulaşılan sonuçların objektif bir değerlendirmesi olup, Sorumlu Değerleme Uzmanı ile tartışmayı, değerleme raporunun uygun olup olmadığı göz önüne alınarak rapor bilgilerinin gözden geçirilmesini içerir. Bunun yanı sıra kontrol sırasında mahalli ve zemin incelemesine ilişkin çalışma kâğıtlarının incelemesi de yapılır. Kontrolün kapsamı, değerleme işinin karmaşıklığına ve değerleme raporunun gerçeği yansıtmama riskine göre değişir. Kontrolün varlığı Sorumlu Değerleme Uzmanının sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
12.3- Değerleme raporlarının uygunluğu; değerleme raporlarının çalışmaya ilişkin elde edilen bilgi ve belgelerle ulaşılan sonuçlara uygun olması gerekir.
MADDE 13- GÖRÜŞ ALMA
13.1- Sorumlu Değerleme Uzmanı;
a) Ekipteki eksperlerin zor ve hassas konularda gerekli danışma hizmetini aldıklarından emin olmak,
b) Değerleme çalışması sırasında gerek ekip içinden gerekse ekip dışından ve Şirket dışından uygun şekilde, gerekli bilgiye sahip kişilerden fikir danışıldığına kanaat getirmek,
c) Danışmanın sonucu, içeriği ve kapsamından tatmin olmak ve sonuçları yazılı hale getirerek danışılan kişi ile uzlaşmış olmak ve
ç) Danışılan husus ile ilgili ulaşılan sonucun uygulamaya geçirilmiş olduğundan emin olmak zorundadır.
13.2- Teknik, etik veya diğer hususlar üzerinde etkin bir danışma hizmeti alınabilmesi, danışılacak kişilere konuyla ilgili her türlü bilginin verilmesine bağlıdır. Şartlar gerektirdiğinde değerleme çalışmasını yürüten eksperler şirket içinden veya dışından gerekli bilgi, deneyim ve kıdeme sahip kişilerden danışma hizmeti alabilir. Danışılarak ulaşılan sonuçlar yazılı hale getirilir ve uygulamaya konulur.
13.3- Şirket'in yeterli iç kaynağa sahip olmadığı durumlarda, mesleki kuruluşlardan, düzenleyici kuruluşlardan, üniversitelerden ve diğer şirketlerden danışma hizmeti alması mümkündür.
13.4- Zor ve hassas konular da dâhil olmak üzere, alınan danışma hizmetine ilişkin olarak düzenlenen çalışma kâğıdının içeriği konusunda hem danışan hem de danışılan kişilerin mutabık olması gerekir.
13.5- Konuyla ilgili çalışma kâğıtlarının, danışma gerektiren konu hakkında ulaşılan sonuçlar ve alınan kararlar ile kararlara esas olan hususları ve uygulama esaslarını içerecek ayrıntıda olması gerekir.
MADDE 14- KALİTE GÜVENCE SİSTEMİNİN İZLENMESİ
14.1- Değerleme Kuruluşu, bankalar için gerçekleştirdiği değerleme hizmetinin kalitesinin kontrolünü sağlamak üzere, oluşturduğu kalite güvence komitesi aracılığıyla uygunluk denetimleri ve incelemelerini yapar. Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri tespit ettikleri hususları bir rapor halinde Yönetim kuruluna sunarlar.
14.2- Yönetim Kurulu, Kalite Güvence Sisteminden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri tarafından belirlenen ve hizmet kalitesini olumsuz etkileyen tüm hususlarda, hedeflenen hizmet kalitesine ulaşmak için gerekli önlemleri almakla yükümlüdür.
14.3- Kalite Güvence Sistemi yılda en az bir kez gözden geçirilir. Söz konusu gözden geçirmenin kapsamı rapor halinde değerleme kuruluşunun internet sitesinde yayınlanır.
MADDE 15- DİĞER HUSUSLAR
Kalite güvence sistemiyle ilgili iş bu prosedürün yetersiz kaldığı durumlarda, Uluslararası Değerleme Standartları (UDES) geçerlidir.
Yukarıda 9 sayfa ve 15 maddeden oluşan prosedürün uygulanması uygun bulunmuştur. 25/06/2010
MEMET BOZAN FARUK BOZAN SERHAT BOZAN
Yönetim Kurulu Başkanı Üye Üye
BURAK BOZAN SÜLEYMAN BOZAN
Üye Üye